Press conference atau konferensi pers ialah acara penting sebagai strategi komunikasi sebuah perusahaan. Acara ini memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk berkomunikasi langsung dengan media massa dan masyarakat umum tentang berbagai peristiwa, pengumuman produk baru, atau peristiwa penting lainnya.
Reputasi perusahaan kita akan dipertaruhkan jika konferensi pers diselenggarkan asal-asalan. Coba deh gunakan panduan ini untuk kamu persiapkan konferensi pers.
-
Detail dalam menyusun rencana
Dibanding mikirin gimmick apa dulu yang mau dipakai, lebih baik jelaskan apa tujuan utama dan apa hasil yang dicapai dari konferensi pers tersebut. Buat list topik dan informasi apa saja yang harus disampaikan. Lalu, tentukan jadwal konferensi pers.
-
Jangan asal memilih lokasi
Lokasi dapat memengaruhi konteks informasi yang diberikan dan bisa memengaruhi suasana. Pastikan juga lokasi nyaman, luas, dan mudah dijangkau. Persiapkan pula kebutuhan seperti mikrofon, proyektor, backdrop, dan internet yang stabil.
-
Pastikan media dan tamu yang diundang sesuai
Sesederhana perusahaan bergerak di bidang telekomunikasi, namun kamu mengundang media fashion. Lalu, pastikan untuk tidak mengirimkan undangan resmi kepada media massa dan tamu undangan lainnya dengan mendadak. Sebarkan informasi mengenai waktu, lokasi, dan agenda acara secara jelas. Jika memungkinkan, konfirmasikan kehadiran tamu terlebih dahulu untuk mengantisipasi jumlah peserta yang akan hadir.
-
Siapkan materi pers
Persiapkan materi pers yang akan dibagikan kepada media dan peserta lainnya. Ini bisa berupa rilis pers, dokumen pengumuman, foto/video, atau presentasi yang mendukung. Biasanya dokumen tersebut diprint dan dimasukkan dalam map. Namun, bisa juga dimasukkan dalam flashdisc. Pastikan materi tersebut informatif, relevan, dan mudah dipahami.
-
Persiapkan dan briefing juru bicara
Juru bicara bertugas sebagai representatif perusahaan. Biasanya berasal dari divisi yang berkaitan dengan konferensi pers. Bisa juga orang yang ditunjuk khusus perusahaan karena ahli dalam bidang tersebut ataupun public relation dari perusahaan tersebut. Apalagi konferensi pers yang dilakukan untuk memperbaiki citra perusahaan, juru bicara harus debriefing benar-benar.
-
Sediakan tempat wawancara
Selain sesi presentasi formal, siapkan juga area yang nyaman untuk wawancara dengan media. Pastikan tempat tersebut memiliki pencahayaan yang baik dan minim kebisingan untuk memfasilitasi proses wawancara.
-
Evaluasi dan tindak lanjut
Setelah konferensi pers selesai, lakukan evaluasi menyeluruh untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan apa saja yang perlu diperbaiki. Selain itu, lakukan tindak lanjut dengan media dan tamu untuk menjaga hubungan yang baik dan memastikan informasi yang disampaikan terdistribusi dengan baik.
Dengan memperhatikan semua hal di atas, Anda akan dapat mempersiapkan press conference yang sukses dan efektif. Persiapkan dengan baik, komunikasikan dengan jelas, dan jaga profesionalisme selama acara berlangsung. Buat kamu yang kerja di korporasi Surabaya atau sekitarnya bisa ajak ParadiGma Asia buat bantu kamu prepare press conference kantor kamu!
